Deposito legale

La Biblioteca civica Centrale è l'Istituto designato dalla Regione Piemonte per il deposito legale nella Città metropolitana di Torino.

Per deposito legale si intende l’obbligo, rivolto agli editori, produttori, o comunque ai soggetti responsabili di una pubblicazione, di depositarne un certo numero di copie nelle biblioteche e/o istituzioni designate, secondo determinate procedure, per finalità culturali. 

La Legge che stabilisce l’oggetto e le finalità del deposito, le tipologie di documenti da depositare, i soggetti obbligati e gli istituti destinatari è la n. 106 del 15 aprile 2004 - "Norme relative al deposito legale dei documenti di interesse culturali destinati all'uso pubblico" (G.U. n. 98 del 27 aprile 2004). 
Il Regolamento che stabilisce le specifiche procedure del deposito è il D.P.R. n 252 del 3 maggio 2006 - "Regolamento recante norme in materia di deposito legale dei documenti di interesse culturale destinati all’uso pubblico” (G.U. n. 191 dell'8 agosto 2006) - Entrato in vigore il 2 settembre 2006.  

La normativa prevede un Archivio Nazionale (costituito dalla Biblioteca Nazionale Centrale di Firenze e Biblioteca Nazionale Centrale di Roma), e un Archivio Regionale (costituito da una molteplicità di istituti depositari territoriali).

Soggetti obbligati (D.P.R. 252, art. 2; art. 6, comma 1)

Qualora il soggetto obbligato alla consegna dei documenti sia diverso dall’editore, ovvero da un ente pubblico o privato, può delegare la consegna dei documenti al tipografo, con atto scritto inviato agli istituti depositari. La responsabilità del rispetto della norma ricade comunque sempre sul delegante.

Nei casi di “self-publishing” (o “print-on-demand”), laddove il contratto predisposto dalla piattaforma editoriale scelta dall’autore non preveda espressamente l’assolvimento del deposito legale da parte della piattaforma stessa, l’obbligo della consegna ricade sull’autore-committente in quanto responsabile della pubblicazione. (Ove la tiratura sia inferiore alle duecento copie, a norma del D.P.R. 252/2006, art. 9, è prevista la consegna di una sola copia per l’Archivio Nazionale e una sola copia per l’Archivio Regionale).

Nel caso degli stampati in proprio e dell’invio delle pubblicazioni da parte degli autori , le biblioteche depositarie possono dichiarare solo l’avvenuta consegna, ma non l’effettivo uso pubblico del documento.

Archivio Regionale – Sede dell’editore (D.P.R. 252, art. 4, comma 1)

Qualora l’editore abbia sede legale ed amministrativa in due località distinte, e in generale in caso di dubbio tra sedi diverse, i documenti destinati all’archivio regionale saranno depositati negli istituti del territorio più legati ai contenuti della pubblicazione (esempio: cronache locali di giornali quotidiani).

Deposito e Modalità di consegna (D.P.R. 252, art. 6 e 7)

Sono soggette a deposito legale le pubblicazioni eventualmente accompagnate da gadget, i quali, non rientrando nella tipologia dei documenti soggetti al deposito, non devono essere consegnati (nel caso vengano consegnati non saranno conservati).

I documenti sonori e video accompagnati da alcune pagine o da piccoli opuscoli esplicativi devono essere inviati direttamente all’Istituto centrale per i beni sonori e audiovisivi, e non alle due Biblioteche nazionali centrali.

Per il deposito legale dei manifesti di grande formato (3 metri per 18 metri) si richiede di depositare preferibilmente il formato standard.

L’elenco in duplice copia che accompagna i documenti da consegnare deve contenere le informazioni essenziali utili ad una loro agevole identificazione.

L’attestazione dell’avvenuta consegna è data dall’istituto depositario, che, controllato il plico dei documenti ricevuti, restituisce vidimata una copia dell’elenco che li accompagna al depositante. In caso di contestazioni sul regolare invio dei documenti entro i termini e nei modi previsti dal regolamento, è necessario che il depositante sia in grado di attestare in modo inequivocabile la spedizione.

Esonero totale (D.P.R. 252, art. 8)

- Ulteriori tipologie di documenti esclusi dal deposito legale:
Ristampe inalterate (ai sensi del D.L. n. 66 del 24 aprile 2014).
- Fotocopie.
- Dattiloscritti o stampati prodotti da computer per uso personale.
- Materiale didattico per corsi di formazione, ad uso interno.
- Tesi di laurea.
- Edizioni provvisorie, nel caso in cui venga pubblicata l’edizione definitiva.
- Articoli, in attesa di pubblicazione, stampati in proprio o presso l’Università esclusivamente a fini concorsuali.
-  Pubblicazioni di editori stranieri, anche se stampate in Italia.
-  Periodici con un numero di pagine inferiore a 10 che accompagnano oggetti prodotti in serie a fine di collezionismo (orologi, penne, pupazzetti, boccette, profumi, ecc.).

Esonero parziale (D.P.R. 252, art. 9)

Nei casi di esonero parziale previsti dal regolamento, il depositante dovrà indicare, al momento della consegna dell’unica copia, la tiratura e/o il prezzo del documento.

La consegna per l’Archivio Nazionale deve essere fatta alla Biblioteca nazionale centrale di Firenze.

La consegna per l’Archivio Regionale deve essere fatta a quella pertinente per territorio tra e biblioteche comprese nell’elenco.

Istituti depositari

Secondo quanto previsto dal Regolamento, con D.M. del 28 dicembre 2007 sono stati individuati gli istituti depositari per l’Archivio Regionale. Per le sole regioni Lombardia e Umbria con successivo D.M. del 10 dicembre 2009 l'elenco degli istituti depositari è stato riformulato.

Sanzioni

Il D.D.G. del 13 maggio 2015 recante “Sanzioni sul materiale soggetto a deposito legale" stabilisce le procedure per l’accertamento dell’inadempimento del deposito da parte delle due Biblioteche nazionali centrali di Firenze e Roma e l’irrogazione delle relative sanzioni amministrative.

Il D.D.G. 13/05/2015 si riferisce esclusivamente all’Archivio Nazionale delle pubblicazioni. Le procedure individuate possono essere riprese nel contesto dell’Archivio Regionale secondo le specifiche forme organizzative delle singole Regioni.

Modulistica

Al fine di rendere omogenee le modalità del deposito legale, sono stati elaborati alcuni moduli che si consiglia di utilizzare per la consegna dei documenti. Tali moduli, in formato Word e Excel, si differenziano a seconda della tipologia dei documenti inviati.